La contabilidad y la tecnología

LA CONTABILIDAD VINCULADA A LA TECNOLOGÍA

La contabilidad a través de la historia ha sido una herramienta que ha permitido ejercer un control sobre los bienes que componen una organización, de hecho, su origen se da básicamente por la necesidad de los mercaderes de generar instrumentos que les permitieran recordar cuales habían sido sus ventas, quienes les debían y con que contaban. En Grecia y Mesopotamia se utilizaban registros y  las  operaciones se realizaban en  tablillas de barro, en Egipto utilizaba el papiro, apoyándose también en la existencia de la escritura cuneiforme, considerada el inicio de la cultura de registro de todos los tiempos. Las primeras personas encargadas de realizar las anotaciones eran los “Escribas” que eran los únicos que sabían leer y escribir, ellos constituyen el predecesor del Contador.  

La contabilidad ha ido evolucionando de manera sorprendente antes se realizaba el registro de la información contable sin ningún tipo de tecnología, todo se llevaba a mano con lápiz y muchos papeles de trabajo, entonces la toma de decisiones y los informes financieros que se presentaban eran demorados y periódicos.  Un gran salto representó para la contabilidad la llegada de la década de los 60 en el pasado siglo, donde se comienza a manejar grandes volúmenes de información con gran rapidez, aparecen los primeros ordenadores o computadoras donde la situación existente era de muchos usuarios para utilizar un solo equipo, se comienza la automatización de sistemas contables manuales. Un poco más tarde, más concretamente en 1981 la informática se popularizó y permitió que los sistemas de información contables se integrasen en bases de datos.

Hoy en día, el trabajo del contador se ha vuelto más interesante ya que su perfil profesional está más dirigido a interpretar los informes financieros que emiten los software contables y así poder tomar decisiones en el momento oportuno, de una forma rápida. Esto gracias a que en la actualidad ya no se gasta tiempo elaborando dichos informes manualmente lo que ha llevado a que la contaduría cada vez necesite más de la tecnología. Estos registros  contables se han convertido en una herramienta fundamental para la toma de decisiones, porque agilizan el registro de las operaciones de la misma que se efectúan dentro de las empresas de una manera fácil y cómoda. La utilización de Internet como medio de comunicación le permite a los Contadores mejorar la calidad y eficiencia del servicio que proporcionan  a sus Clientes, con una adecuada combinación en el uso del Web y el correo electrónico los Contadores mantienen perfectamente actualizados a sus clientes tanto del estado en que se encuentra el procesamiento de su información Contable como de las Obligaciones Fiscales que están por cumplirse y cambios en las Leyes y regulaciones oficiales correspondientes. 

Los Sistemas Computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa. Las principales limitaciones son: Alto costo de inversión para la instalación y mantenimiento de sistema computarizado contable. Se requiere personal altamente calificado. Los sistemas computarizados de contabilidad  deben  protegerte contra la pérdida de datos a través de apagones o virus y el peligro de los piratas o fraudes informáticos.

Debemos tener presente que los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes: ahorro de tiempo, seguridad de la información, control de la situación de la empresa, distribución efectiva de información, reducción de errores, modernización del departamento, impulso de la productividad, más tiempo para cuestiones estratégicas, facilidad de uso y mejor accesibilidad.

Un ejemplo que podemos mencionar de la evolución de la contabilidad vinculada a la tecnología en el área fiscal, es que en un momento dado teníamos que hacer las Declaraciones del Impuesto al Valor Agregado como la de Impuesto Sobre La Renta manualmente, a través de planillas (papel) donde un error de transcripción implicaba tener que desechar la misma y empezar de nuevo. Cuestión, que implicaba costo y tiempo. Gracias a la tecnología, hoy en día podemos realizar declaraciones en línea que permiten mayor velocidad, menores costos y reducción de errores. Así podemos encontrar muchos beneficios en ella, que permiten que el trabajo del contador sea más eficaz brindándole al cliente mejores resultados en menor tiempo. Cabe destacar que en desde el año 2014 el sistema de declaración y el pago del Impuesto ya mencionados se encuentra totalmente automatizada realizándose a través del Portal Seniat siendo eliminada la declaración manual. Que estuvo vigente hasta el 2013. Un avance que causo un impacto positivo en la sociedad.

También contamos con paquetes contables (Excel, Galac, Saint, Profit Plus, entre otros) desarrollados  que hacen posible el proceso y la búsqueda de información permitiendo que tales actividades sean realizadas de manera eficiente.  Estos sistemas  permiten facilitar el proceso de información, es por ello que el contador debe adquirir nuevos conocimientos para incrementar sus habilidades y destrezas con el fin de manejar el cambio. 

Los sistemas de automatización contable han sido un formidable progreso transformador y de gran ayuda para las organizaciones, pero aún queda mucho por mejorar. En ese sentido, la gestión del capital intelectual, capacidad de innovación, el riesgo al que está sometida la organización, la motivación o el aprendizaje siguen siendo un gran desafío para los contables, quienes intentan desarrollar una metodología que permita registrar y valorar los activos intangibles de las compañías.

No deberíamos temerle a las nuevas tecnologías que se nos presentan ya que facilitan las tareas en la contabilidad, con los años este software contable han racionalizado los procesos de registro, mantenimiento de registros financieros, manejo de nómina, fácil visualización de las inconsistencias financieras y vigilancia de los préstamos de la empresa.